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Sur le papier, le GRoG est géré par deux entités distinctes : l'association et l'équipage.
L'association gère les aspects financiers, juridiques, administratifs et stratégiques. Une fois par an, le bureau est élu par les membres lors d'une Assemblée Générale tenue par courrier électronique. Pour y adhérer, il suffit de payer sa cotisation et de participer aux discussions sur la liste de diffusion interne à l'association.
L'équipage s'occupe des aspects opérationnels du site. Les matelots fournissent le contenu (fiches, news...) et la passerelle, en plus de fournir du contenu, gère les validations, la page d'accueil du site, et se charge de la communication interne ou externe pour tout ce qui touche au fonctionnement courant du site.
Dans les faits, la séparation entre l'association et la passerelle est floue, d'autant plus que beaucoup de responsables des deux entités sont bi-classés. Comme la partie du travail de gestion du site la plus grosse et la plus visible est chez l'équipage, c'est souvent la porte d'entrée des nouveaux venus. Ces derniers découvrent souvent plus tard, médusés, l'existence de l'association. Sachez cependant, que vous êtes les bienvenus dans les deux entités, et que les bonnes volontés sont toujours les bienvenues. Un petit courriel à la passerelle et le tour est joué.
